ビデオ: AMAI OKOLE.flv (五月 2024)
？wmode = transparent「組織化について知りたいことは何ですか？」
これは、同僚や友人にこのコラムのアイデアを得るために頻繁に尋ねる質問です。 私が最後に尋ねたとき、複数の人が「どうすれば始められますか」と答えました。
組織化するための初心者向けガイドを作成する場合、絶対に不可欠なアドバイスが1つあります。それは、プロジェクトを小さなピースに分解することです。
目標をより小さな目標と日々のタスクに分解することは、成功のために不可欠です。 すべての組織的な人々がそれを行いますが、すべてのアドバイス記事がそれを明示しているわけではありません。 明示的である必要があると思います。 それはとても重要なので、あなたはそれをitめないでください。
組織化の本当の秘Theは、組織が実施され、前進し続けるために必要な行動を自分で行う方法を見つけ出すことです。 アクションを定義できるようにする必要があります。それが目標の内訳です。
組織化を開始する場所
整理する前に、目標を設定する必要があります。
「もっと組織的になりたい」は目標ではありません。 あなたが実際に欲しいものを想像してみてください。 言葉で表現してみてください。 そして、それらの言葉を否定的ではなく、肯定的で実行可能なものにするようにしてください。
メールが制御不能になったと感じたとします。 メールを整理します。
ネガティブに定義された目標： 「私の電子メールは混乱しているので、もうそのようにはしたくない」。
明確に定義された目標： 「必要なときにいつでもすぐにメールを見つけられるようにしたい」
積極的かつ実用的な目標は、あなたができる こと （「メールをすばやく見つける」）に焦点を当てています。 ネガティブな傾斜を通して見られる目標は、メールが乱雑であり、あなたがそれについて不満であるという問題を再表明するだけです。
別の例を次に示します。
否定的に定義された目標 ：「私はあまりにも多くの論文を持っています。彼らは私の机を散らかし、注意散漫を引き起こします、そして私はそれを嫌います。」 （自分が何をしたいのか、どのように状況を変えたいのかが明確に見えないことに注意してください。）
明確に定義された目標： 「焦点を当てるのに役立つミニマルなワークスペースが必要です。コンピューターとOCRと検索の力を活用して、重要なドキュメントをより効率的に検索したいです。」 （「フォーカス」や「効率的」などの肯定的な言葉に重点が置かれていることに注意してください。）
まさに文字通り、あなたはそれがあなたが望むものを想像し、ポジティブな言葉、具体的で実行可能な言葉に入れなければなりません。 （目標の設定と達成に関するその他のヒントを参照してください。）
目標を解体する方法
目標を設定し、それを言葉にしたら、解体する必要があります。
目標を解体する簡単な方法は、目標を達成するために毎日のTo Doリストに何を書くかを考えることです。
「焦点を合わせるのに役立つ最小限のワークスペースを作成する」というTo Doリストを作成することはありません。 むしろあなたは書くかもしれません：
- 机からマグカップとカップを取り除きます
- 受信トレイで論文をスキャンする
- スキャンした紙を細断する
- コンピューターの配線をまっすぐにする
（そもそも、To Doリストにどのようなものが属しているかについて少し迷っている場合は、より良いTo Doリストの作成について復習します。）
例：写真の整理
大規模な組織プロジェクトを小さな部分に分割して、それがどのように起こるかを完全に理解する方法のより長い例を示したいと思います。
私は同僚であるステファニーと協力して、デジタル写真の総合的な組織改革に取り組んできました（これについては、今後のコラムで詳しく説明します）。 彼女は何千枚もの写真を複数のコンピューターとオンラインストレージサービスに広げており、整理したいだけです。
1.目標を定義します。 私たちが初めてプロジェクトについて話し合うために一緒に座ったとき、私は彼女に「それは何が欲しいですか？あなたの目標は何ですか？」と尋ねました。 彼女が答える前に私は彼女を止めました。 「言い直してください。今はできない写真で何ができるようにしたいですか？」
ステファニーは基本的に、使用しているデバイスに関係なく、写真を簡単に見つけたいと言っています。
2.問題を理解します。 私のフォローアップの質問は次のとおりでした：「今、あなたが写真を探すとき、あなたはどのように見えますか？あなたは写真の撮影時の日付または画像またはイベントの人々を覚えていますか？」
この質問は、「あなたのニーズに合うようにどのようなソリューションを設計する必要がありますか？」というものでした。
彼女は通常、「大学で」などのように日付ごとに写真を覚えているが、写真に写っている人によっても覚えている場合があると述べた。
いくつかの可能な解決策を検討しましたが、まだ何も解決していません。 多くの場合、組織プロジェクトのいくつかの部分を進めることが役立つので、目標の定義が問題について学習するにつれて変化するかどうかを確認してください。
3.小さなタスクを自分で割り当てます。 ミーティングに基づいて、Stephanieはタスクの短いリストを作成しました。 次のようになりました。
これらの4つのタスクは、ステファニーの「次のステップ」の範囲でした。 彼女のリストは数項目の長さしかないことに注意してください。 彼女は、座屈した場合は1日でこれらのタスクをすべて簡単に実行でき、1日1回実行した場合は1週間未満でした。
4.期限を設定します。 シンプルで短いタスクを実行する方法は、期限を設定することです。 Awesome NoteやAny.doなどのタスク管理アプリを使用して、To Doを追跡し、期限を割り当てます。 ステファニーのプロジェクトでは、彼女が自分に締め切りを与えているかどうかはわかりませんが、プロジェクトを続行するために次に会うことに決めた時期に基づいて、彼女は穏やかな締め切りを持っています。 私の仮定は、次の会議が彼女のカレンダーに現れ、彼女が彼女がすることを言ったことをすることに対して彼女が責任を感じるようにすることです。
それは難しいことです
誰もが自分自身に説明責任を感じているわけではありません。 私たちは皆、自分の計画について他の人に話す、何かをするかしないかのお金を賭けるなど、自分自身に説明責任を感じさせる戦略を持っていると思います。 タスクを覚えることは難しくありません。 スマートフォンでリマインダーを送信するだけです。 それは難しいことです。 非常に具体的な小さなタスクがある場合、少なくともあなたがフォローするチャンスを増やしています。
「すべての旅は1ステップで始まります」という格言は完全に真実です。 または、必要に応じて、「現れることは戦闘の半分です」と同じ意図を示します。 あなたは自分自身に明確で実行可能なことと、それを行うのに妥当な時間を与えなければなりません。 それ以外の場合は、開始するほどではありません。
