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ノートブック、名刺、その他の紙切れを捨てて真にペーパーレスの人間になる日を夢見ているなら、今日から始めてみませんか？ いくつかのヒントと適切なツールを使用すると、すぐにペーパーレス化を開始できます。 しかし、最初に、ペーパーレス化は体重を減らすことに少し似ていることに注意してください。それは思ったより難しいです。 献身が必要です。 プロジェクトよりもライフスタイルの選択です。 そして、誰もあなたが完璧であることを期待していません。
ペーパーレスになるには、目的と目標が必要です。 体重を減らすのと同じように、目標が「ペーパーレス」であることは、「体重を減らす」と同じくらいあいまいです。 どのくらいの体重を失おうとしていますか？ あなたの人生のどこでペーパーレスになろうとしていますか？ そしてさらに重要なことは、最終目標は何ですか？
一般的な目標は次のとおりです。
- 整頓
- より効率的または組織的になる
- 文書やメモを検索可能にする
- あなたの人生と仕事のより良い記録を保管してください
これらの質問のいくつかは些細に聞こえるかもしれませんが、長い目で見れば、やる気になっています。 それらは、コースを離れるときにいつでも再訪できる本当の目標を作成するのに役立ちます。
ステップ1：後退ではなく前進
ペーパーレス化する準備ができたら、後方ではなく前方に移動することから始めます。
つまり、あなたが 今始めている すべてのことをペーパーレスにすることを考えています 。 これ は 、 いつか細断したい紙幣の山や昨日のメモ付きの古いノートなど、古い用紙をすべて無視することも意味します これらすべてのファイルをデジタル化したいのは魅力的ですが、それは正しい最初のステップではありません。
古い紙はどこにも行きません。 これらの古い論文はすべて、最高のツールを使用していても、デジタル化するのに苦労します。そのため、始めるときにすぐにそれらに巻き込まれないでください。
代わりに、今後はペーパーレス化を検討してください。 それは次のようなステップを取ることを意味します：
- 新規および今後の予定にデジタルカレンダーを使用する
- メモを取るアプリでメモを取る（いくつかの提案を以下に示します）
- タスクリストをTo Doアプリまたはメモ作成アプリに入れます。
これらの3つの簡単なことを実行しても、気づくよりも時間がかかる場合があります。
ステップ2：いくつかのアプリとソフトウェアを選択し、それらに固執する
メモ作成やタスク管理のためのすばらしいアプリがたくさんあります。 私がお勧めするのは、Evernote、Awesome Note、Asana、Microsoft OneNote、Todoist、Any.do、Remember the Milk、Wunderlistです。 たくさんのオプションがあります！
ファイル同期プログラムをまだお持ちでない場合は、それも選択する必要があります。 すぐに使用を開始するのではなく、インストールして、一般的にどのように機能するかに慣れてください。 私のお気に入りのいくつかは、Googleドライブ、Dropbox、Box、SugarSyncです。
ステップ3：コミット！
どのアプリが完全に最適であるかを判断しようとして時間を無駄にしないでください。 必要なことを行う1つまたは2つを見つけて、使用しているプラットフォームを操作し、使用を開始します。 どちらのツールを選んでも、数週間はそのツールを使い続けることに専念してください。
あなたが望まないことは、あなたのファイルとメモが至る所に散らばってしまうので、ダースのアプリを試すことです。 1つまたは2つの集中管理された場所が必要です。ここでは、考えなくてもすべてのものを見つけることができます。 あなたの論文のデジタル版を見つける場所を知る
ステップ4：ワークフローを開発する
次のステップは、いくつかのワークフローを開発することです。 これはペーパーレス化のより認知的な側面です。 減量の習慣とルーチンを開発することと似ていると考えてください：週の食事を計画し、ジムに行くか運動をするかを事前に決め、体重の記録を開始するなど。 ペーパーレス化する場合、会議の開始前にメモを取るアプリを起動するなど、ほとんどの操作を行わずにワークフローを開始できます。 もう1つは、朝最初にTo Doアプリでタスクを確認することです。
ワークフローを開始するこれらの小さなステップは習慣になるはずです。 多くの人がすでに朝の習慣（コーヒー、通勤中の読書）を持っているので、私は朝最初にあなたのTo Doリストまたはカレンダーの予定をレビューするものが好きです。 つまり、そのコーヒーを飲むと、その日のカレンダーを見る時間になったことを思い出すでしょう。
ワークフローが何であるかは、ペーパーレス化の目標に大きく依存します。 ワークフローは、「新しい名刺を受け取ったら、すぐにスマートフォンを使用してスナップショットを撮り、メモを取るアプリにアップロードします」などの単純なルールでさえあります。
ステップ5：バックログに取り組む
数週間または数か月後、新しい習慣とワークフローに満足し、新しいアプリにコミットするようになったら、ついに人生の古い紙をすべてスキャンするプロジェクトを作成することを検討できます。
ただし、ペーパーレス化の日々の習慣をしっかり身に付けるまで、この手順を実行しないでください。
ペーパーレス生活
ペーパーレス化はライフスタイルの変化であることを忘れないでください。 ダイエットのように、一度に1日服用する必要があります。滑り落ちたときは自分を許してください。
追加のリソース
- ペーパーレス化のヒント
- ペーパーレス化に最適なスキャナーを選択してください
- デジタルファミリードキュメントの管理
- ペーパーレスノートの採用
- より良いTo Doリストの作成
- Evernoteを使用するためのヒント
