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一般的な中小規模ビジネス（SMB）オフィスを管理している場合、1年を右足で開始することが重要です。 SMBは、新たな機会が発生したときに迅速に対応する必要があり、その作業を実行するための堅実なオフィス基盤を持つことが成功に不可欠です。 幸いなことに、ビジネスが最高の状態にあることを確認することは、かなり迅速に達成できます。 確かに、それは監査の宝庫です。 どれもIRSからのものではないことに感謝します。 以下の6つのポイントのチェックリストに従ってください。2016年に発生する可能性のある課題にあなたのオフィスで取り組む準備が整います。
1.税シーズンの準備をする
ビジネスの世界では、実際には常に何らかの方法で税金を支払う準備をしています。 ただし、年の初め（会社の会計年度と一致する場合）は特に重要です。 昨年の本の全体像の監査を行うために、あなたの財務責任者と一緒に座ることから始めてください。
確かに、同じ文で単語の「監査」と「財務」が使用されているときに冷や汗をかくかもしれませんが、それを乗り越えます。私たちは不愉快なIRSエージェントを置くことについて話していません。 これは、あなた、あなたのリーダーシップ、および現在の、または潜在的な投資家に、あなたの財政、そしてひいては組織が本来あるべき方法で運営していることを示す監査です。 過去1年間の数値を検証し、ビジネスおよび財務手順を評価し、実際に起こったことを、予想したことと報告したことの両方に対して照合します。 監査は、社内の会計リード、または外部の会社またはCPAによって実行できます。 小さなタスクフォースを作成して、グループとして作業することもできます。 あなたが探しているものが含まれています：
前年に得られたすべての収入とその源泉、
前年に行われたすべての費用。どの支払方法を使用し、どの受取人に割り当てられ、どの予算に割り当てられましたか。 オフィス、テクノロジー、サードパーティサービス、およびビジネスインフラストラクチャの支出に特に注意を払う、
銀行取引明細書のレビュー、
IRSおよび州/市町村税（ある場合）ファイリングレビュー、
適切な会計手順が守られていることを確認してください。 そうでない場合は、修正が必要な特定のビジネスプロセスが原因である可能性があるため、その理由を理解します。
監査結果を厳重なレポートにまとめます（これは、1年間に実際に使用したいツールなので、短く整理された価値のあるものにします。
適切に行われれば、この監査は1週間以上かかることはありません。また、そのレポートは、購入計画から販売目標まで、すべてを使用するための基盤ツールを提供します。
2.ハードウェア監査
オフィスマネージャーの観点から、お金がどこにあるかを知ることは、最初のステップになります。 ここで、他のすべてがどこにあるかを知る必要があります。 テクノロジーハードウェアから始めます。 これは当たり前のように思えるかもしれませんが、多くのSMB、特に中小企業よりも中規模企業の方が急速に危険ゾーンになりつつあります。 これは、Bring Your Own Device（BYOD）というフレーズが原因です。 非常に多くのITプロフェッショナルが嫌いであり、非常に多くのユーザーが、あらゆるソースから手に入れることができるハードウェアを利用するために雇用しています。 少なくとも、この情報を整理されたスプレッドシートに入れて、今年から来年まで参照できます。 さらに良いことに、Microsoft System Center Configuration ManagerやMMSoft Pulsewayなどの専用デスクトップ管理アプリに情報を入力します。
ハードウェア購入の公式リストを提供する必要があるため、ステップ1の監査レポートから始めます。 次に、実際に使用されているデバイスを追跡します（いくつかの驚きを見つけることが保証されています）。 一部の従業員は、仕事のために支払った個人用デバイスを使用しますが、他の従業員は、会社が支払った仕事と個人的なタスクの両方に消費者向けデバイスを使用します。 誰が何を持っているか、それが適切に使用されているかどうかを調べてください。そうすれば、より良い支払い方法があるかどうかを判断するのに役立ちます。
そして、この新しいテクノロジーの泥沼を乗り越えたら、寿命の終わりや終わりに近づいているPC、サーバー、プリンター、その他のオフィスハードウェアを探すために、従来のハードウェア監査を行うことを忘れないでくださいリースするので、今年、いつ更新する必要があるかがわかります。 ハードウェアの営業担当者と経理部門と連携して、この古いハードウェアを廃止し、新しいユニットと交換する計画を作成します。
3.ソフトウェア監査
ソフトウェア監査には、ハードウェア監査と同じ基本的な目標があります：インストールしたもの、インストールした場所、支払い方法（つまり、割り当てられた予算）、および更新するライセンスまたはサブスクリプションを見つけます。 必ずカレンダーにそれらをマークしてください。
ただし、ハードウェア監査と同様に、現代ではソフトウェア監査が少し複雑になっています。 仕事に個人用デバイスを使用する従業員と同様に、多くの従業員も独自のクラウドベースのサービスを使用しています。 これは、1人のユーザーが特定のサービスにサインアップすることを決定したり、チーム全体がクラウドサービスを自分の間にデプロイしたりするために発生する可能性があります。
多くの場合、これらのサービスは、個人または企業のクレジットカードに割り当てられた定期的な請求によって支払われます。また、会計は、購入されているものを把握するのが難しい場合があります。 これによりアカウンティングエラーが発生する可能性がありますが、これらのクラウドサービスがユーザーにソフトウェアのダウンロードを要求する場合の潜在的なIT問題（ITによってテストされなかっただけでなく、完全にバイパスされた）と比較すると、これらは軽微です。 そのようなソフトウェアを根絶し、適切に対価が支払われていることを確認してから、それを保持するか、より効果的なソリューションに置き換えるかを決定します。
従来の方法では、ソフトウェア監査を使用してセキュリティソフトウェアに特に注意を払ってください。アンチウイルス、仮想プライベートネットワーク（VPN）、暗号化は3つの例です。 これらは、ライセンスが失われた場合にプロセスを停止する可能性があるソリューションのビルディングブロックです。そのため、ライセンスとサブスクリプションを更新する必要がある時期と、それらを必要とするユーザーを確認してください。
ソフトウェアの監査時間の前後に、データのバックアップとデータの安全手順を調べることもお勧めします。 これには通常、ハードウェアとソフトウェアの両方が関係しますが、ほとんどのソフトウェアプロセスの要件であるため、短めにしないでください。 バックアップおよび災害復旧（DR）計画のテスト実行を行い、それらが引き続き機能することを確認し、ローカルおよびクラウドの両方でバックアップデータを監査して破損していないことを確認し、前年にこれらのソリューションに支払った金額を調べますもっとうまくできるかどうかを確認してください。
4.ネットワーク監査
これを支援するにはITリードが必要です。 ネットワーク監査では次のことができます。
現在使用しているネットワークインフラストラクチャ（物理およびクラウドの両方）を把握し、
そのインフラストラクチャを実行中のビジネスプロセスと照合して、容量を検証します。
支払った金額だけでなく、支払った金額を受け取っているかどうかを評価します。 これは、すべてのインターネットおよびモバイルネットワークプロバイダーにとって特に重要です。
オフィスだけでなく、外部のWebサーバー、クラウドサービス、在宅勤務者やリモートサイトへのインターネット接続を分析します。 支払ったパフォーマンスを得ていますか？ 社内のIT部門でこの情報のテスト方法がわからない場合は、サードパーティのネットワークコンサルタントに相談してください。 最後に、ITがオフィスのルーター、スイッチ、およびその他のネットワークハードウェアを更新して最新のファームウェアを実行するようにします。すべてを展開する前に、ビジネスに不可欠なアプリの現在のスイートですべてテストされていることを確認します。 自宅から接続するリモートサイトまたは在宅勤務者がいる場合は、ネットワークハードウェアもフラッシュされ、安全であることを確認してください。
5.オフィスを散歩する
これはフリップに聞こえるかもしれませんが、それは重大なステップです。 スプレッドシートや管理ダッシュボードでは、ビジネスについて知る必要があるすべてを見つけることはできません。 立ち上がってツアーに参加してください。 従業員、特にチームリーダーやプロセスリーダーの職務について話します。 作業がどのように行われるかを理解することは、適切なツールを適切なジョブに展開するだけでなく、多くの場合、節約または収益の新たな機会を発見するための鍵です。
もっとありふれた面では、物理的なレベルであなたのオフィスがどのように見え、機能するかを調べてください。 注意を払う：
事務用家具、
休憩室の備品と台所用品、
会議室のホワイトボード、スクリーン、電話、
共有オフィスアプライアンス-シュレッダー、プリンター、ファックス機。
これらのものが適切に機能する順序で必要であり、操作に必要な消耗品（トナー、紙など）が揃っていることを確認してください。
6.ビジネスおよびマーケティング計画を分析する
あなたは数字に真剣に取り組んでいます。 さあ、頭を上げて組織の全体像を見てみましょう。それは常にビジネスプランから始まります。 リーダーシップスタッフと一緒に座って、計画を詳細に検討します。 あなたがいるべき場所（つまり、あなたの計画はあなたがいると言っている場所）ですか？ あなたのビジネスのやり方は今でも最も効果的ですか？ ビジネスが最適に実行されているかどうかに関係なく、この質問をします。 常により良い方法があります。 ビジネスプロセスを一覧表示し、それらのプロセスについて主要な従業員と相談し、それらを段階的にマップし、詳細に検討します。 競争力を高めるために使用できるより効果的なツール、ソフトウェア、またはサービスはありますか？ 適切な人がこれらの仕事をしていますか？ プロセスは効率的または冗長ですか？ ここでの目標は、人々を解雇したり、マイクロ管理することではありません。 それはあなたのビジネスがどのようにビジネスをしているのかを完全に理解することです。
昨年のマーケティング計画を同様の目で見ましょう。 結果を確認し、結果と費用を比較するときに、実際にどこにいるかを確認します。 あなたはどこで弱く、どのように改善できますか？ 特に注意してください：
市場調査、
プロモーションと広告、
イベント、および
報道関係。
この演習の一環として、Webおよびオンラインソーシャルネットワーキングプロファイルを分析することを忘れないでください。 適切な顧客にリーチしていますか？ それらは最新のものですか？ 製品またはサービスの説明、価格設定、さらには役員の名前も更新されましたか？ 保守されていないと思われるWebサイトにアクセスするよりも速くオンライン顧客をオフにするものはないため、これらの詳細を精力的に確認してください。
確かに、これらの6つのステップは、行うよりも簡単です。 私たちはかなりの量の仕事について話している、疑いの余地はありません。 しかし、あなたが腰を下ろし、適切な人を助けてもらうと、それはすべて数週間で達成できます。 そして、これらの2週間は、あなたのビジネスのために、年間の残りの間に重要なプロセス、費用、さらには利益配当を支払うことができます。
