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会議を運営する人たちが準備されていないため、会議でどれだけの時間を無駄にしますか？ 議題はありません。 同僚が遅れて到着します。 議論されていることは、あなたやあなたの仕事に関係しています。 1時間後、あなたは何もせず、何も学ばず、何も貢献しませんでした。 ポイントは何でしたか？
Do.comは、人々が会議を計画および実行するためのリソースを提供することにより、人々がより良い会議を行えるよう支援することを目指しています。 いろいろな意味で、それは関係者全員にとって生産的であることを確認するために、会議の前、最中、後に行うことのチェックリストのようなものです。
会議の日、Do.comからShah経由でメールを受け取りました。 その中に、議題、会議の明確な開始時間と終了時間、電話をかける人々のリストと連絡先情報（この場合は2人だけ）、および背景情報へのリンクを見つけました。 Shahが会議の生産性を高めるもの、Do.comを開始する動機、ナレッジワーカー間の会議の性質がどのように変化しているかを説明してくれたので、そのすべてが私たちを呼び出し中に追い詰めるのに役立ちました。
Jill Duffy：ミーティングと、なぜ人々がそれを嫌うのかについて話しましょう。
Jason Shah：私たちが発見したことから、ほとんどの人は準備ができていない会議に出席します。 会議が行われている理由はありません。 事前に配布される予定はありません。 人々は遅く現れ、誰かが物事を再ハッシュしなければなりません。 彼らを組織する人々は、誰がそこにいなければならないかを常に考えているわけではないので、結局、半分の人々がオプションで、おそらく半分の人々がコアである大規模な会議になります。
つまり、忙しい人にとっては無駄な時間です。
誰かに部屋に30分間座って何もしないように頼むと、彼らはあなたが狂っていると思うでしょう。 しかし、それは人々が職場で1日に何百万回もしていることです。
JD：生産的な会議をどのように説明しますか？
JS：いくつかの重要な材料が必要です。 まず、実際に発生する必要があります。 電子メールで何かをすばやく処理できる場合は、それを行います。 しかし、会議が必要な場合は、大丈夫です。
準備が重要です。話し合いの対象、誰に何の責任があるのか、集中的な会話につながるようなものを展開することが重要です。 会議中：にこだわり、時間を保ち、メモを取り、時間通りに終了します。
会議の時間も重要です。 多くの人はデフォルトで1時間になっています。 私はあなたが非常に慎重であることに気づき、この会話のために25分言った。 それは良い習慣だと思います。
会議後に何が起こるかも重要です。 BobとStaceyが新しいバージョンのスライドデッキをフォローアップすると言って、Markが販売番号を送信すると言ったら、彼らは実際にそれをしなければなりません！ ほとんどの人が「すばらしい！良い会議だ！」と言うことがわかります。 彼らは去り、フォローアップはありません。 そして、たとえあったとしても、それは間違った時に起こり、それは別の会議やより不必要な仕事を引き起こします。
準備、会議の運営、その後のフォローアップは、良い会議の重要な要素です。
JD：プロジェクト管理ツールおよびその他の作業管理ツールは、作業を合理化するように設計されています。 アイデアは、より少ない会議と（そしてより少ないメール）を持つことです。 ミーティングを開かなくても、お互いにタスクと期限を割り当てることができます。 あなたの観点から、これらのツールは知識労働力の会議を変えましたか？
JS：ええ。 マクロレベルでは、これらのツールの結果として会議が少なくなることを願っています。
たとえば、Dropboxでモックアップが更新されていて、それらが良いと思う場合、デザイナーと会って議論する必要はありません。 彼女は私に通知する必要さえありません。 「おい、更新されたファイルを見た」というメッセージを発するだけです。 Slackのようなものを使用すると、質問の性質について話し合うために会う必要なく、誰かにすばやく質問することができます。
以前は、モニター用のドングルを手に入れるのが困難だったり、人々の気を散らしたりするため、人々はテクノロジーをあまり望んでいませんでした。
これらのツールの台頭が会議の減少につながることを願っていますが、個々の企業が公表したプロパガンダ以外に、それをサポートする具体的なデータがあるかどうかはわかりません。 そして、会議自体では、私たちはより技術志向であるため、それらの性質は変化していると思います。 ミーティング以外でサービスを使用している場合、ミーティング自体もそれに対応する必要があります。
JD：ワーキングミーティングが好きです。 彼らは私にとって最も生産的である傾向があります。 私は人々のグループと集まって、座って、スクリーンに映し出されたツールを使って、すぐに必要な仕事をします。
JS：それは、教室のモデルをひっくり返したことを思い起こさせます。 教室は、プレゼンテーションを見るだけでなく、仕事をする場所です。誰かが簡単にメールを送ることができるデッキをめくって会議を呼び出す必要はありません。
JD： Do.comについて少し話しましょう。 Do.comが何であるかの30秒の説明を教えてください。その後、Do.comの使用方法について詳しく説明します。
JS： Do.comは、会議用のコラボレーションソフトウェアです。 ビデオや音声とは関係ありません。 ミーティングの生産性がすべてです。
Doを使用すると、人々はアジェンダを設定して、何を話すべきかを知ることができます。 リアルタイムでメモを取り、他のワークフローと相互作用するタスクを割り当てることができます。 Google Apps、Microsoft Office 365、Slack、Salesforceなどと統合されています。
20, 000を超える企業の会議に150万人以上が参加しています。 私たちは基本的に、人々がより少ないミーティング、より良いミーティングを持ち、仕事でより幸せで生産的になることを願っています。
JD：それはフリーミアムモデルです。
JS：そうです。 無料でサインアップでき、無料のユーザーがたくさんいます。
JD： Do.comについて私が驚いたことの1つは、それ自体がソリューションであるのではなく、人々が正しい行動をとることを本当に奨励していることです。 やる気や、私たちが常に最大の利益をもたらす方法で行動するわけではないなど、多くのことを考えています。 ですから、何かを提供するというよりも、私たちを導くことを目的とするツールを見つけたとき、それはすてきだと思います。 それがDo.comの目的であると感じました。
JS：はい、同意します。 私たちの信念は、会議は技術の問題と同じくらい人の問題であるということです。 たとえば、ボブがアカウンティングから理解しにくい超長メッセージを送信するのを防ぐために、メールアプリは必要ありません。 それはおそらく、会社の政治、プロになるボブの能力、チームのダイナミクスなどに関係しています。 Webブラウザーで立ち往生している一部のUIは、Bobを変更しません。
これは、以前Yammerで働いていたときによく考えたものです。 Yammerは企業の透明性を高めようとしていました。 しかし、正直なところ、Yammerは透明な企業のツールでした。組織の文化を変えるのは非常に難しいからです。
Do.comは、人々の向上を支援する製品であり、あなたのためにやるのではなく、それを可能にするテクノロジーを提供します。 率直に言って、スイッチを切り替えて会議をより生産的にすることができるかどうかさえ知りません。 それはかなり不思議です！
これには持続力があると信じています。 それがうまくいくなら、それは人々からもたらされなければならず、私たちは彼らが彼ら自身のベスト・セルフになることを可能にしています。
JD： Do.comの起源と、このプロジェクトと会社に情熱を傾けている理由を教えてください。
JS： MicrosoftがYammerを買収する前に、私はYammerで働いていました。 おそらくご想像のとおり、Microsoftが会社を買収した後、多くの官僚や会議を追加するなど、文化は大きく変わり始めました。
その買収から約1年が経ちましたが、物事を成し遂げるのは本当に大変でした。 特に私たちは人々のために仕事を改善するために元々建てられた会社だったからです！
要するに、私はある日10人とひどい会議に座っていて、「ここで何をしているの？」 それの狂気はただ私を襲った。
ディナーパーティーに招待したときに、材料を手に入れる準備をしておらず、ゲストに楽しんでもらいたいというコンセプトがあるのに、彼らが現れて「ちょっと、食料品店に行って、 「これはおかしいよ！私たちはあなたとこれを理解するつもりはない。私たちは夕食会のためにここに来た！」 しかし、それが会議です。
私はそれがおかしいと思った、そして私は去り、新しい会社を始めたいと思っていた。
JD：他にどのような生産性アプリやサービスを使用していますか？ 生産性を維持するためのベストプラクティスはありますか？
JS：型破りな答えをすることはできますか？ 最高の生産性アプリの中には、実際には生産性アプリではないものがあると思います。 たとえば、UberはAsanaのようなアプリよりもはるかに生産性を向上させます。 車を待っている雨の中で立っている時間を短縮し、時間を無駄にしません。
私が使用しているBetterSnapToolという別のツールがありますが、これも従来の生産性ツールではありません。 3列のモニターをセットアップし、Windowsスナップでショートカットキーを押すと、すべてのウィンドウが所定の位置にスナップします。
ここでもTrelloとSlackを使用します。 Instacartをオフィスの食料品に使用しています。 誰も心配する必要がないという事実は有益であり、結果として何らかの形で生産性が向上します。
JD：ベストプラクティスや個人の生産性習慣についてはどうですか？
JS：カレンダーの1日の時間をブロックするようになりました。 午前中に瞑想を始めて、ゼロに設定し、重要なことを明確にするのを助けました。
型にはまらないもう1つは、委任です。 これは 4時間労働週間の サウンドバイトではありませんが、私はすべて自分でやりたいと思う性格を持っています。 自分でやることをデフォルトにするのではなく、委任をデフォルトにする必要性を意識することは、本当にインパクトがあります。
私にとっては、もっとマインドフルになり、時間をボクシングすることと委任することの組み合わせです。 私はもっと平穏で、毎日重要な2つまたは3つのことに集中しています。 創業者として、投資家との関係やPRの機会など、会社に関連するものに気を取られることがあるため、委任することで生産性が向上しました。
JD：スタッフの大きさは？
JS： 10人。 委任は簡単になっていますが、もちろん企業にとっては非常に小さなものです。
JD：はい。しかし、他の起業家が知っていることは重要です。たとえあなたが非常に小さなチームで働いているとしても、委任は依然として重要です。
