整理整頓：メールをより効率的に管理するための11のヒント

電子メールは、頭を水の上に保つのに苦労しているように感じさせます。 受信ボックスのページは長いですか？ 毎日メールを読んで、最も重要なメッセージに返信すると考えて、1時間が過ぎて何もしていないことに気付いただけですか？ 数日ごとにメール用のスペースが不足していますか？ 電子メールは生産性を高めるものなのでしょうか、それとも生産性を損なうものなのでしょうか？

電子メールの処理を効率化するための簡単なトリックがいくつか必要なだけなので、それに圧倒されることはありません。 これらのヒントの一部は、ほとんどの電子メールプログラムにある機能に依存していますが、他の方法は、自分の習慣を変更する方法であるため、電子メールとの日常的なやり取りは、電子メールの管理を追跡するのに役立ちます。

あなたの歯を掃除するようなものです。 毎日の歯科衛生と歯科医に行くことには違いがありますが、両方を行う必要があります。 あなたは1日2回ブラッシングし、1日1回フロスする必要があり、これらの習慣は健康な歯を持つために非常に重要です。 また、6か月ごとに、歯科医を訪問して、より徹底した洗浄、X線、およびその他の予防ケアを受ける必要があります。 毎日の衛生管理により、大きな問題の蓄積を防ぎます。 歯科医への訪問は、急増する問題を制御できなくなる前にキャッチして修正するのに役立ちます。

もちろん、歯であっても、物事はうまくいかないことがあります。 新しいプロジェクトや職位の変更が突然電子メールの爆発を引き起こす可能性があるように、事故はそれらをノックアウトするか、またはあなたの遺伝子がそれらに影響を与える可能性があります。 いずれにせよ、フロスや歯科医の定期的な診察を停止したり、毎日メールを整理したりする必要はありません。 予期しない問題が発生した場合でも、すべてを適切に管理するために適切な習慣に従う必要があります。

短期的に電子メールとのやり取りを変更すると（チェックするタイミングと方法、メッセージを削除する頻度など）、長期的には生活が楽になります。

ここでは、メールの負担を軽減するためのいくつかのヒントを紹介します。 これらのヒントは常識に根ざしており、魔法の弾丸を提供しないことを警告します。つまり、あなたの心を吹き飛ばしたり、一晩の感覚になったりしません。 しかし、どちらもフロスしません。

1.最初に削除

受信トレイを開いたときに最初に行うことは、削除できるものを確認するためのスキャンです。 件名と送信者を見てください。 ジャンクですか？ あなたが決して読まないプロモーションメールですか？ 同僚から件名行に今日出てくるとの通知がありますか？メールの本文に追加情報があなたに関連する可能性はほとんどありませんか？ もしそうなら、それを捨てます。

重要ではないと特定したすべてのメッセージを選択して、一括してゴミ箱に移動する必要があります。 特定の朝に急いでいない場合は、1つまたは2つの定期的なメーラーを特定して、登録を解除することもできます。

最初にこのステップを実行することが重要なのはなぜですか？ 無関係なメッセージをすぐに削除すると、残りのメッセージが見やすくなります。 残りのメッセージが表示されたら、重要なメッセージをより迅速にトリアージできます。 毎日受信するメールの5〜10％でも「アクションを必要としない可能性が非常に高い」と識別でき、すぐに削除できる場合は、1日を生産的に開始する方がはるかに適切です。

2.複数のメールアドレスを使用する

すでに自動支払いが設定されているときにクレジットカードの請求書を支払うよう、銀行からのリマインダー、マーケティングメールや出荷確認書を我慢できません。 （Grr。）これらのメッセージはすべて、受信トレイを乱雑にし、重要な電子メールを見つけるのを難しくします。ただし、それらに対処するための戦略があります。

重要度の低いこれらすべてのメッセージには、個別のメールアドレスを使用します。

いくつかの方法があります。 この目的のために新しい電子メールアカウントを完全に設定することができます（これは私が行う方法です）。または、現在のアカウントを使用してエイリアスアドレスを作成できます。 ほとんどの電子メールプロバイダーはそれを可能にします。 次に、電子メールアカウントでルールまたはフィルターを作成して、エイリアスに送信されるすべてのメッセージが受信トレイをスキップして別のフォルダーに移動するようにします。 Inbox 2またはLow Importance、または必要な名前を付けてください。

この目的で別の電子メールアドレスを使用する利点の1つは、グレーメールと呼ばれることもあるこの非常に迷惑なメールを重要なメールとは別に保管することです。 さらに、会社があなたのメールアドレスを別の配布リストに販売している場合、新しい不要なマーケティングメッセージがプライマリ受信箱にも届くことはありません。 3つ目の利点は、これらのメッセージに気を取られないことです。別の電子メールプログラムにログインするか、別の受信トレイに移動してアクセスする必要があることを考慮してください。

3.短文を書く

メールを書くときは、あなたが何を言っているのかを明確にし、簡潔にします。 どうして？ 短い文章を書くことは、あなたのメッセージを読んだ人が要点を把握し、メールをより効率的に処理するのに役立ちます。 彼らはあなたの口調を拾い、親切に返信するかもしれません。

完全な文と正式な言語が必要な場合もありますが、フラグメントは電子メールで非常に効果的です。 理にかなっているときに使用してください。 文法警察はあなたの後に来るつもりはありません。 確かに、時には非常に詳細であり、電子メールのペーパートレイルの側面を活用する必要があります。すべての記録があります。 ただし、一般的に言えば、デフォルトは簡潔で明確でわかりやすい言語です。

誰もが簡潔さを熟知しているわけではありません。 不愉快に聞こえないようにするには、絵文字または感嘆符を追加します。 または、単純にメールで簡潔にしようとすることを人々に知らせ、個人的にそれを受け取らないようにします。

4.グループまたは配布リストを使用する

同じ人々のグループに繰り返しメッセージを送信する場合は、グループまたはメールエイリアスを設定します。 Outlookでは、配布リストと呼ばれます。 Gmailで、連絡先（contacts.google.com）に移動し、グループに追加するユーザーを選択して、ラベルアイコンをクリックします。 グループに名前を付けます。 保存したら、その名前を入力して、グループ内の全員へのメッセージを自動的に作成できます。

グループを使用すると、グループにメールを送信するときに各人の名前を入力する必要がなくなるため時間を節約できるだけでなく、少し後で説明するように、簡単に戦術を削除できるようになります。

5.テンプレートまたは定型応答を作成する

何度も送信するメッセージがある場合は、毎回ゼロから作成しないでください。 Gmailで呼び出されるように、テンプレートまたは定型応答を作成して、既に作成した内容を再利用します。

人々が頻繁に送信するメッセージのいくつかの例は、次のようなものです。

• お問い合わせいただきありがとうございますが、私は興味がありません、
• 領収書の確認。 ありがとう、私の終わりから何か他のものが必要な場合は私に知らせてください、そして
• それは私たちの法務部門の仕事のように思えます。 最適な連絡先は…

いくつかのテンプレートを設定したら、通常は不必要に時間がかかるメッセージに返信することができます。あまり考えずに、より重要な作業に取りかかることができます。

6.件名の再利用

テンプレートおよび定型応答を介して送信されたメッセージを再利用すると、書き込みが最小限に抑えられるため、効率が向上します。 件名を再利用すると、古いメッセージをより簡単かつ迅速に削除またはアーカイブできます。 次の方法を説明します。

7.削除するソート

データの制限は、だれでも、高度に組織化された人々でさえ忍び込むことができます。 空き容量を増やす方法は、不要なメッセージをまとめて削除することです。 これは、歯医者に行くのに似ていると考えることができる種類の雑用です。 毎日行う必要はありませんが、定期的かつ定期的に行うことで、より大きな問題を防ぐことができます。 削除の3つの方法が特に役立つことがわかりました。

まず、 送信した メールをファイルサイズまたは添付ファイルでソートし、不要な最大のメールを破棄します。 送信済みメッセージに注目する理由は、添付ファイルを送信した場合、ファイルを所有している可能性が高いため、別の場所に別のコピーを保存しているためです。

2番目の方法は、送信されたメールを件名でソートし、定期的に送信するメッセージを探すことです。 「今日の午後4時に冷蔵庫を掃除する」という件名のメッセージを毎週送信すると、すぐにすべてを表示、選択、削除できます。

第三に、受信者でメッセージを並べ替えます。 おそらく、メールを頻繁に送信する同僚、友人、または人々のグループが数人いるでしょう。 あなたと彼らの間で送信されるメッセージの多くは、それほど重要ではない可能性があります。 不要になった場合は、一度に複数のメッセージを選択して、まとめて削除してください。

8.通知をオフにし、メールを閉じてフォーカスします

すべての着信メッセージについて画面上のアラートを取得することは、途方もなく邪魔で気が散ります。 圧倒的多数の労働者は、電子メールアラートを完全に無効にしたほうが良いと思います。 これは非常にまれな場合にのみ役立ちます。 そのため、通知をオフにします。

同様に、少なくとも30分間集中して作業する必要がある場合は、メールアプリケーションまたはそのブラウザタブを閉じます。 ほとんど誰もそれに追随しないことを知って、そのヒントを書くのは苦痛です。 実際にそれを行う人はほとんどいませんが、もっと多くの人に試してもらうよう説得できたらと思います。 メールに気を取られていないときに、フローを見つけるのがどれほど簡単になるか想像してみてください。

Wi-Fiのない飛行機に乗っていたときも、インターネットがダウンしていたときも、最後にオフラインで作業したときのことを思い出してください。 または、他の多くの同僚がいない時間帯で働いていたため、1日の長い間、メールの中断がなかったかもしれません。 電子メールを閉じると、中断されないという体験を再現しつつ、必要に応じて他のオンライン情報にアクセスできます。

9.自動返信を選択する

前のヒントに関連して、誰かが緊急の問題であなたに連絡しようとし、それを見逃すのではないかと心配しているので、メールウィンドウを閉じないとします。 回避策は？ 「これが非常に緊急の問題である場合は、テキスト/電話/メッセージを送ってください…」という不在メッセージまたは自動返信メッセージを設定し、電話番号、Slackハンドル、またはコミュニケーション。

10.削除します！ またはフォルダにメールをファイルする

削除されていない電子メールは、多くの場合、達成されなかった善意です。 手放すときを知っています。 メッセージを何もしない可能性が高い場合は、メッセージにこだわらないでください。 重要でないメッセージを受信トレイに残すことは、非常に非生産的で注意をそらすものであり、完璧な世界で何をしたいのかを思い出させますが、できません。

彼らはあなたの受信トレイにいることであなたに恩恵を与えていません。

メッセージの削除がひどい場合は、代わりに新しいフォルダーに移動してください。 そのフォルダーをPendingまたはGood Intentionsと呼びます。 重要なことは、それらを受信トレイから取り出すことです。 数ヶ月待ちます。 あなたがこれまでに掘り出した、または応答した人の数を確認してください。 答えがゼロの場合、最初の場所でそれらを削除することをおそらく考え直してください。

11.ゴミ箱を定期的に空にする

定期的にゴミ箱を空にしてください。 ゴミ箱を削除すると、スペースが空く。 Outlookを含むほとんどのメールプログラムには、アプリを終了したときにゴミ箱を自動的にダンプする設定があります。 ごみ箱を捨てることを忘れた場合は、その機能を有効にすることをお勧めします。

ほとんどの人は、おそらく月に1回または4分の1回しかゴミ箱を空にする必要はありません。 ごみ箱は頻繁に削除する危険性があります。ごみ箱は、不要だと思った電子メールを救助するために行く場所であるためです。 ゴミ箱から多くのメッセージを救い出しました。通常はその場所に置きました。

緊急コードを引く方法

さて、もしあなたがあなたの受信箱できれいな状態を切望しているなら、ここにあなたが試すことができる最後のトリックがあります：

1.新しいフォルダーを作成します。 2019年7月（または現在の月と年）より前に、古い受信トレイまたはメールに名前を付けます。

2.受信トレイのすべてを選択します。 すべてを新しいフォルダーに移動します。

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ほら 受信トレイがゼロになっているので、1つのメッセージを捨てる必要さえありませんでした。

混oticとした受信トレイを一晩でオーバーホールすることを期待する人はいません。 いくつかの肯定的な習慣を少しずつ順応させます。 ゴミ箱を空にする、送信済みメールを一括削除するなど、定期的なアクションをいくつか実行して、進行中の気分になれるようにします。